Warum Firmen-Messenger

Bereits heute nutzen viele Mitarbeiter in Firmen öffentliche Messengersysteme wie WhatsApp®, Facebook® Messenger, Snapchat®, WeChat® etc. zum Versenden geschäftlicher Informationen. Messaging wird schon jetzt aktiv als neue Technologie, zusätzlich zu den üblichen Kommunikationswegen wie E-Mail und Telefon eingesetzt. Die Kommunikation ist schneller (Realtime), bequemer und deutlich aufmerksamkeitsstärker – eine E-Mail landet im Postfach des Empfängers unter einer Vielzahl weiterer Nachrichten. Ein Chatdialog bietet den Vorteil, dass der gesamte Dialog in einem Bereich verfügbar ist, während ein E-Mail-Verkehr mehrere Interaktionen in Form einzelner E-Mails auslösen würde. Die gesamte Kommunikation ist beim Messaging in einem Chatdialog übersichtlich verfügbar.

Die Nutzung von Whatsapp® oder WeChat® ist heute im Privatbereich überall im Einsatz. Private Inhalte sind eher unkritisch zu betrachten, während die Verbreitung geschäftlicher Daten über Messaging ein hohes Risiko für Unternehmen darstellen können.

  • Risiko 1: Plattformbetreiber verdienen Geld mit Kundendaten

    Mit dem Anlegen eines Nutzerprofils sind die Nutzungsbedingungen zu akzeptieren. Diese beinhalten in den meisten Fällen das Abtreten verschiedener Datenrechte (z.B. Bildinhalte) und die Speicherung des Nutzerverhaltens in KI-Programmen. Die meisten Geschäftsmodelle basieren auf Werbeeinnahmen, was bedeutet, dass die Nutzerdaten nach entsprechenden Zielgruppen vertrieben werden.

  • Risiko 2: Datensicherheit

    Geschäftliche Konversationen unterliegen aus rechtlicher Sicht oft der Aufbewahrungspflicht. Um dies gewährleisten zu können, werden bereits jetzt pdf-Dokumente, Texte und Bilder über Messaging gesichert. In Kombination mit einer Cloud (z.B. Dropbox®) werden geschäftliche Dokumente in frei zugänglichen Cloudspeichern, deren Betreiber meist im Ausland sitzen, hochgeladen und abgelegt und per Messaging versendet. Die Dokumente befinden sich somit nicht weiter in einem gesicherten Bereich des Unternehmens, sondern in einer Cloud außerhalb des Unternehmens. Üblicherweise werden auch hier Rechte an Plattformbetreiber abgetreten.

  • Risiko 3: Datenverlust

    Verlassen Mitarbeiter das Unternehmen, sie Gesprächsinhalte über privates Messaging nicht weiter verfügbar. Das bedeutet, ein Unternehmen verliert unter Umständen wertvolles Know-How und Inhalte sowie Daten oder Dokumentationen zum Projektverlauf.  Unternehmensrelevante Daten, die über private Messenger-Apps verbreitet wurden können zudem nicht vollumfänglich archiviert werden, wie es teilweise auch durch den Gesetzgeber vorgeschrieben ist

  • Fazit:

    Es stellt für ein Unternehmen ein enormes Risiko dar, Messaging wie im privaten Bereich zu betreiben und dabei Inhalte von Kundengesprächen, Konversationen über F&E Projekte, Know-How über Produkte, interne Kennzahlen oder ähnliches über freie Messenger zu kommunizieren. Schützen Sie jetzt Ihre sensiblen Unternehmensdaten!